Persoane de contact
Pentru a putea trimite informatii unui client este necesar ca pentru acesta sa fie definite persoane de contact.
Acestea pot fi adaugate din:
- Detalii client > Persoane de contact
- Raportari
- din actiunile de pe fiecare client in parte
- din avertizarea care apare pentru clientii fara persoane de contact
- SPV
- din actiunile de pe fiecare client in parte
- Direct din fereastra de trimitere informari
Pentru adaugarea acestora, trebuie completate:
- Nume si Prenume
- E-mail: este important pentru ca aici se vor primi linkurile de acces catre rapoarte. Fara adresa de email nu i se vor putea trimite clientului informatii contabile.
- Telefon si Rol in firma: campuri optionale care nu influenteaza trimiterea sau accesul la documente.
Pentru o firma se pot adauga oricate persoane de contact.
In partea de jos a ferestrei de adaugare persoane de contact se pot configura drepturile de acces ale acestei persoane.
BINE DE STIUT!
Aveti control total asupra acestor drepturi ce pot fi editate doar din SmartBill Conta. Aceste drepturi NU dau acces in SmartBill Conta.
Pe baza acestor drepturi, persoana de contact va putea accesa anumite rapoarte din contul sau SmartBill Facturare / Gestiune.
Prin aceste drepturi va asigurati ca este respectata confidentialitate datelor. De exemplu, doar anumite persoane ar putea sa primeasca statele de salarii si fluturasii, iar altora sa le trimiteti doar balanta si indicatorii.
In acelasi timp, posibilitatea de a extrage adeverinte de salariu, poate fi acordata independent de alte drepturi.
Modificarea drepturilor de acces
Contabilul poate oricand sa modifice drepturile de acces ale unei persoane de contact, insa datele la care a avut acces raman accesibile pentru persoana respectiva.
BINE DE STIUT!
In general, drepturile de acces se actualizeaza odata cu urmatoarea trimitere de rapoarte catre client: Daca se face doar modificarea drepturilor, nu se schimba nimic in contul persoanei de contact. Exceptional: drepturile de extragere date se actualizeaza imediat dupa ce se face salvarea persoanei de contact.
La modificarea drepturilor exista cateva situatii posibile:
- La Adaugare de drepturi noi:
- ce privesc primirea datelor din Conta, persoana de contact va primi acces pe toate rapoartele care i se trimit dupa efectuarea modificarii drepturilor. Se aplica chiar si daca se retrimit raportari de pe luni anterioare
- ce privesc primire date din SPV este necesar ca un document SPV sa ii fie efectiv trimis persoanei de contact pentru ca aceasta sa il poata accesa.
- La Eliminare din drepturi
- ce privesc primirea datelor din Conta persoana de contact isi va pastra acces la toate rapoartele contabile deja primite pana la data actualizarii drepturilor. Daca se retrimit raportari din trecut, modificarea drepturilor va afecta maxim luna curenta - 1.
EXEMPLU
O persoana de contact are drepturi de primire rapoarte contabile si salarizare. In lunile aprilie, mai si iunie i se trimit aceste informatii.
In luna iulie ii eliminati drepturile de primire documente salarizare. Dupa ce faceti trimiterea pe luna iulie, persoana de contacta va putea accesa documentele de salarizare pana in luna iunie inclusiv, dar nu le va mai putea accesa pe luna iulie.
Daca retrimiteti rapoarte de salarizare din trecut, persoana de contact nu va mai putea accesa documentele pe luna iunie, dar le va vedea pe cele din lunile mai si aprilie.