Generarea si trimiterea rapoartelor catre clienti

Din pagina Acasa, din Actiuni sau din meniul principal, la click pe Raportari, se deschide lista cu raportarile contabile.

In ecran sunt afisati clientii firmei de conta si cu rapoartele contabile de intocmit / intocmite / trimise.

Butonul "Preia din SmartBill Conta" deschide o fereastra care permite alegerea rapoartelor care sa fie generate.

Perioada este cea pe care este filtrat raportul. De aici puteti alege sa trimiteti tuturor clientilor sau doar unora, dar si care sunt datele/rapoartele pe care le veti transmite.

Exista doua optiuni care vor influenta preluarea datelor:

• Inlocuieste rapoartele intocmite deja: re-extrage datele chiar daca rapoartele au fost deja intocmite (utila daca vrei sa refaci anumite rapoarte). Implicit vor fi inlocuite doar rapoartele care nu au fost deja trimise clientilor.

Daca nu este bifata, se vor extrage date doar pentru rapoartele care sunt in status "de intocmit". Este varianta utila cand extragi date pe rand pentru mai multi clienti si nu vrei sa suprascrii ceea ce s-a adaugat deja

• Inlocuieste chiar daca rapoarele au fost deja trimise: se activeaza doar daca se bifeaza optiunea de mai sus. Daca este bifata, se vor extrage date si pentru rapoartele care au fost deja trimise clientilor.

Daca apasati Continua va incepe preluarea datelor. Timpul de preluare variaza in functie de numarul de clienti si de rapoartele care se preiau.

Dupa finalizarea preluarii datelor, raportul se va actualiza si pe fiecare coloana marcajele indica situatia respectivelor informatii.

• Fisier portocaliu - raportul trebuie intocmit pentru luna selectata. Din ecranul de parametrizare se pot configura termene pentru fiecare client in parte. Pentru a fi generat, apasati pe marcaj.
• Fisier portocaliu + Triunghiul portocaliu - indica ca s-a incercat generarea raportului dar nu s-a efectuat din cauza unor erori.
• Fisier gri - raportul a fost intocmit pentru luna selectata. Poate fi vizualizat daca apasati pe marcaj
• Fisier gri + sageata -exista mai multe fisiere generate pentru coloana respectiva (ex: poate exista un fisier in format XLS si unul in format PDF.)
• Triunghiul albastru - indica faptul ca raportul tocmai a fost generat.
• Plic - Raportul a fost trimis clientului. La click pe simbol se poate vizualiza documentul trimis clientului.
• Linie gri - raportul nu trebuie intocmit sau trimis in perioada selectata.

Trimiterea se poate face pentru un singur client de la Actiuni – Trimite clientului sau pentru mai multi daca apasati butonul Trimite clientilor.

La trimitere, raportarile vor ajunge in contul SmartBill al persoanelor de contact. In acelasi timp se va trimite si un email care contine linkul de acces la rapoarte.

Trimitere catre un singur client

La click pe Trimite clientului, din Actiuni, se va deschide fereastra care permite selectare persoanelor de contact stabilite pe respectiva firma.

Subiectul, textul email-ului si semnatura nu pot fi editate. Daca doriti sa adaugati informatii suplimentare ele trebuie puse in comentarii.

Apasati pe Continua si cate un email va fi trimis catre fiecare persoana de contact.

Trimitere catre mai multi clienti deodata

Trimitere rapoartelor se poate face si catre mai multi clienti deodata.

Se bifeaza clientii catre care se doreste trimiterea rapoartelor si apasati Trimite clientilor, din dreapta jos. Daca este nevoie, se pot bifa si toti clientii deodata.

Nu se trimit rapoarte catre clientii

• care nu au persoane de contact
• a caror persoane de contact nu au o adresa de e-mail completata
• pentru care nu s-a intocmit niciun raport

Actiuni

Pentru fiecare client exista mai multe actiuni care pot fi facute.

• Adauga comentarii: deschide fereastra de adaugare a comentariilor
• Trimite clientului: deschide fereastra de trimitere catre client
• Persoane de contact: permite accesare listei a persoanelor de contact de unde se poate face adaugarea , editarea sau stergerea acestora
• Sterge rapoarele: sterge rapoartele intocmite pentru acel client, pentru perioada selectata. Rapoartele vor trece in status De intocmit. Se pot sterge doar rapoartele care sunt din luna curenta sau din luna anterioara celei curente.

In plus, daca apasati marcajele din lista veti accesa diverse actiuni, in functie de statusul raportului:

• daca este De intocmit, deschideti fereasta de preluare date din Conta
• daca a fost intocmit sau trimis, vizualizati raportul
• daca nu trebuie intocmit, deschideti fereastra de parametrizare termene

Rapoartele pot fi filtrate dupa mai multe criterii si puteti opta pentru afisarea personalizata, alegand coloanele pe care doriti sa le vedeti.