Intrebari Frecvente despre abonamente SmartBill Conta

Despre abonamentul gratuit (Conta Free)

Care sunt limitele abonamentului gratuit?

Poti folosi Conta Free (abonamentul gratuit) daca te incadrezi in toate cele 3 limite lunare:

maxim 100 de documente de vanzare (facturi, rapoarte Z, etc.);
maxim 2 contracte cu salariati pe statul de salarii;
maxim 10 documente incluse in declaratia SAF-T.

Ce inseamna eticheta „Free” in pagina de Abonamente?

Este indicatorul pentru abonamentul gratuit. Iti permite sa tii contabilitatea unei firme cu activitate redusa sau suspendata, fara costuri pe luna contabila respectiva, respectand limitele mentionate mai sus.

Daca firma mea are activitate redusa, trebuie sa platesc?

Daca te incadrezi in limitele de vanzari, salariati si SAF-T ale abonamentului Conta Free, poti folosi aplicatia gratuit, fara nicio obligatie de plata.

Ce se intampla daca depasesc una dintre limite?

Aplicatia te anunta cand ai atins limita lunara si iti ofera posibilitatea sa achizitionezi un abonament pentru a continua sa folosesti toate functiile.

Limitele Conta Free se calculeaza pentru fiecare luna separat?

Da. Llimitele abonamentului Conta Free se calculeaza pentru fiecare luna contabila. Limitele neutilizate nu se reporteaza si nu se cumuleaza cu cele din luna urmatoare.

Pot folosi Conta Free in fiecare luna in care ma incadrez in limite?

Da. Poti folosi SmartBill Conta Free in fiecare luna in care te incadrezi in limite.

Abonamentul gratuit are o perioada de valabilitate limitata?

Nu. Abonamentul gratuit ramane disponibil fara o perioada de valabilitate limitata si nu expira.

Costuri si tipuri de abonamente

Cat costa abonamentele pentru firmele client?

Pretul este stabilit automat in functie de incadrarea fiscala (ANAF) a firmei:

Conta S (contribuabili mici): 2 EUR + TVA / luna.
Conta M (contribuabili mijlocii): 79 EUR + TVA / luna.

Ce include abonamentul SmartBill Conta S?

Abonamentul SmartBill Conta S include:

1.000 de vanzari
10 contracte de salariati
generare SAF-T pentru tranzactii nelimitate

Aceste limite nu se aplica momentan, poti folosi abonamentul Conta S fara restrictii privind numarul de vanzari sau de salariati. Vom anunta din timp atunci cand aceste limite vor deveni active.

Ce include abonamentul SmartBill Conta M?

Abonamentul SmartBill Conta M include:

1.000 de vanzari
20 contracte de salariati
generare SAF-T pentru tranzactii nelimitate

Aceste limite nu se aplica momentan, poti folosi abonamentul Conta M fara restrictii privind numarul de vanzari sau de salariati. Vom anunta din timp atunci cand aceste limite vor deveni active.

Cat costa abonamentul daca imi tin contabilitatea intern (in-house)?

Pentru contabilitate interna, tariful este de 25 EUR + TVA / luna, la care se adauga costul abonamentului aferent dimensiunii firmei tale (S sau M).

Cum aflu ce abonament i se potriveste clientului meu?

Nu trebuie sa cauti tu. Sistemul SmartBill identifica automat tipul de abonament potrivit pe baza CIF-ului si a incadrarii firmei la ANAF.

Pot alege manual intre Conta S si Conta M?

Nu. Tipul de abonament este stabilit automat de sistem, in functie de incadrarea firmei. Nu poti alege manual intre Conta S si Conta M.

Clientul meu este contribuabil mic, insa are mai mult de 10 angajati. Ce abonament trebuie activat?

Pentru un client incadrat de ANAF ca si contribuabil mic, trebuie sa activezi abonamentul Conta S. Pentru moment, poti folosi acest abonament chiar daca numarul de salariati este mai mare de 10, insa in viitor va exista o taxare suplimentara. Vom anunta din timp cand taxarea suplimentara va deveni activa.

SAF-T si restrictii

Generarea SAF-T se plateste separat?

Nu. SAF-T este acum inclus in abonamentele Conta S si Conta M. In varianta gratuita poti genera SAF-T pentru maxim 10 documente. Daca depasesti aceasta limita, aplicatia te va anunta ca este necesar un abonament platit pentru a finaliza declaratia.

Ce inseamna eticheta „SAF-T” din pagina de Abonamente?

Eticheta SAF-T marcheaza abonamentele vechi. Ele nu mai pot fi activate, fiind inlocuite de noile planuri S si M, care includ deja SAF-T.

La ce se refera limita de tranzactii pentru SAF-T?

Numarul de tranzactii din SAF-T corespunde numarului de documente din Registrul jurnal pentru luna respectiva.

De exemplu, fiecare dintre urmatoarele reprezinta o tranzactie:

O factura de vanzare.
O nota contabila diversa (indiferent de numarul de linii).
Un stat de plata.

Am nevoie doar sa generez SAF-T. Trebuie sa cumpar abonament?

Daca declaratia SAF-T depaseste 10 documente pe luna, generarea va fi blocata si va trebui sa achizitionezi un abonament platit.

Cate abonamente trebuie sa platesc daca generez SAF-T trimestrial?

Vei plati cate un abonament pentru fiecare luna in care se depaseste limita de 10 documente. Daca generezi SAF-T trimestrial si in fiecare luna dintre cele 3 luni este depasita limita, va fi necesara achizitia unui abonament pentru fiecare dintre cele 3 luni (de exemplu, 3 x 2 EUR/luna).

Plati si activare

Cum pot plati abonamentul?

Ai doua optiuni simple:

Card bancar: Plata se proceseaza instant, iar abonamentul se activeaza pe loc.
Ordin de Plata: Generam o proforma pe care o primesti pe e-mail, iar activarea se face imediat ce avem confirmarea tranzactiei.

Pot schimba metoda de plata dupa plasarea comenzii?

Da. Poti schimba modalitatea efectiva prin care achiti comanda.

Daca ai ales plata cu cardul, dar plata nu a fost finalizata, proforma ramane neachitata si poti reincerca plata cu cardul sau poti plati prin transfer bancar.

Daca ai ales transfer bancar, poti plati proforma fie prin OP, fie online cu cardul, folosind linkul de plata de pe factura proforma.

Pot plati in avans pentru tot anul?

Da. Cand plasezi comanda, poti folosi selectorul de date pentru a alege perioada dorita (de exemplu, un interval de 12 luni).

In cat timp se activeaza abonamentul?

Daca platesti cu cardul, activarea este instantanee. Pentru transfer bancar, activarea are loc imediat ce plata este procesata.

Ce se intampla daca am platit, dar abonamentul nu s-a activat?

Daca plata a fost facuta cu cardul si abonamentul nu s-a activat, va rugam contactati departamentul de suport.

Daca plata a fost prin OP, activarea abonamentului nu este instantanee. Procesarea platii prin transfer bancar poate dura, in functie de banca din care este efectuat transferul. Abonamentul se activeaza automat dupa ce avem confirmarea si procesarea tranzactiei.

Ce fac daca am platit abonamentul pentru firma gresita?

Daca ai achitat abonamentul pentru o alta firma decat cea dorita, contacteaza echipa de suport pentru verificarea situatiei si solutionarea acesteia.

Plasarea comenzilor

Cine poate comanda un abonament?

Administratorul contului si utilizatorii cu drept de acces la sectiunea “Abonamente”.

De unde pot initia o comanda?

O comanda poate fi initiata atat din „Manager Conta > Abonamente”, fie ca o comanda individuala, fie ca o comanda in masa, cat si din zona de client, atunci cand sunt atinse limitele abonamentului gratuit.

Pot plati abonamentele pentru toti clientii odata?

Da. Poti folosi functia de comanda in masa din pagina Abonamente pentru a achita, printr-o singura comanda, abonamentele mai multor clienti, daca acestea sunt pentru aceeasi perioada. Vei primi o singura factura centralizata pentru toti clientii selectati.

Asigura-te ca starea fiecarui client este setata corect, apoi foloseste filtrarea pentru a selecta clientii activi si a lansa comanda in masa.

Ce informatii trebuie sa completez in formularul de comanda?

Perioada abonamentului, datele de facturare (cine achita abonamentul, firma de contabilitate sau firma client), metoda de plata (card sau banca).

Care sunt campurile obligatorii din formularul de comanda?

Toate campurile din formularul de comanda sunt obligatorii.

Ce date sunt precompletate automat?

Dupa selectarea datelor de facturare, precompletam adresa de e-mail. Daca comanda este initiata din zona de client, precompletam si perioada contabila.

Primesc o confirmare după plasarea comenzii?

Da. Vei primi confirmari automate pe e-mail imediat dupa plasarea comenzii, iar tipul acestora depinde de metoda de plata aleasa:

daca achiti comanda cu cardul, vei primi un e-mail cu confirmarea platii si un e-mail cu factura fiscala.
daca platesti prin banca vei primi un e-mail cu factura proforma atasata sub forma unui link.

Cum verific daca abonamentul s-a activat?

In pagina de Abonamente, perioada pentru care ai achitat abonamentul pentru firmele selectate va fi marcata cu albastru (S) si verde (M).

Pot modifica sau anula o comanda dupa achitarea acesteia?

Dupa efectuarea platii, comanda nu mai poate fi anulata, dar daca ai plasat o comanda gresita, contacteaza departamentul de suport, iar colegii nostri te vor ajuta sa gasesti cea mai potrivita solutie.

Ce fac daca primesc un mesaj de eroare la plasarea comenzii?

Te rugam sa contactezi departamentul de suport. Daca este posibil, transmite si mesajul de eroare sau o captura de ecran, pentru ca echipa de suport sa poata identifica mai rapid problema.

Reinnoirea abonamentelor

Ce inseamna reinnoire?

Reinnoirea inseamna prelungirea recurenta a abonamentului, fara a fi necesara plasarea manuala a unei noi comenzi. Pentru fiecare perioada de reinnoire, sistemul genereaza automat o factura proforma.

Cum initiez o reinnoire?

Reinnoirea abonamentului poate fi activata in urmatoarele moduri:

dupa finalizarea cu succes a unei comenzi platite cu cardul, atat din pagina „Abonamente”, cat si din zona de client;
din pagina „Abonamente”, acceseaza coloana „Actiuni” si selecteaza optiunea de activare a reinnoirii.

Pot reinnoi abonamentele pentru toti clientii odata?

Da. Dupa finalizarea unei comenzi in masa achitate cu cardul, abonamentele selectate vor putea fi reinnoite, iar pentru toti clientii vei primi o singura factura proforma centralizata.

Care este frecventa reinnoirii abonamentului?

Perioada de reinnoire este setata implicit la 1 luna.

Cand se emite factura proforma pentru reinnoire?

Sistemul va genera automat, in data de 1 a fiecarei luni, o factura proforma pentru luna contabila respectiva.

Unde pot vizualiza factura proforma emisa automat?

Factura proforma este trimisa automat sub forma unui link pe adresa de e-mail pe care ai configurat-o in momentul activarii reinnoirii, in data de 1 a fiecarei luni.

Aceasta mai poate fi vizualizata in sectiunea Contul meu > Istoric facturi.

Cum platesc reinnoirea abonamentului?

Plata se efectueaza manual utilizand una din cele doua optiuni, cu cardul direct de pe proforma sau prin OP in contul indicat pe factura proforma.

Cand se activeaza abonamentul reinnoit?

Daca alegi plata cu cardul, abonamentul se activeaza pe loc. In cazul platii prin transfer bancar, activarea se face dupa confirmarea si procesarea platii.

Ce se intampla daca factura proforma nu este achitata?

Pentru luna contabila respectiva se va aplica automat abonamentul gratuit (Conta Free).

Reinnoirea va ramane activa, insa, daca proforma nu este achitata, nu vor mai fi generate facturi proforme pentru lunile urmatoare.

Cum pot opri reinnoirea automata?

Din pagina „Abonamente”, din coloana Actiuni, selecteaza „Opreste reinnoire” pentru firma al carei abonament doresti sa nu mai fie reinnoit.

Pot reactiva reinnoirea dupa ce am oprit-o?

Da, se poate reactiva oricand direct din aplicatie.

Ce se intampla daca opresc reinnoirea dupa ce a fost emisa factura proforma?

Daca opresti reinnoirea automata dupa emiterea facturii proforme, aceasta ramane disponibila, dar nu esti obligat sa o achiti.

daca nu o achiti, abonamentul nu se activeaza si ramai pe Conta Free (cu limitele aferente);
daca o achiti, abonamentul se activeaza pentru luna respectiva;
pentru lunile urmatoare, nu se mai genereaza automat facturi proforme, iar abonamentul poate fi achizitionat manual.

Facturare

Catre cine se emite factura pentru comanda unui abonament?

Factura se emite pe baza datelor de facturare selectate in formularul de comanda, in campul “Facturare catre”.

Acestea pot fi:

Date de facturare - firma de contabilitate si alte firme adaugate in “Contul meu” > “Date de facturare” sau direct din formularul de comanda
Firma client (in cazul unei comenzi individuale)

Cand primesc factura?

Factura este trimisa pe e-mail imediat dupa confirmarea platii.

Unde vad istoricul facturilor?

Poti vedea toate facturile emise in „Contul meu” > „Istoric facturi”.

Primesc factura si pentru reinnoirea abonamentului?

Da, factura este trimisa pe e-mail imediat dupa confirmarea platii a facturii proforme emise automat in data de 1 a fiecarei luni.

Pot modifica datele de facturare?

Da. Inainte de a lansa o comanda, poti modifica datele de facturare in “Contul meu” > “Date de facturare”.

Ce fac daca datele de facturare sunt gresite pe o factura emisa?

Daca datele de facturare sunt gresite, contacteaza echipa de suport pentru verificarea situatiei si solutionarea acesteia.

Gestionarea abonamentelor

Firmele de contabilitate platesc accesul la program?

Nu, accesul tau in SmartBill Conta este gratuit. Tu doar gestionezi abonamentele clientilor tai si decizi cine va suporta costul acestora.

Trebuie sa platesc pentru propria mea firma de contabilitate?

Accesul la aplicatie este gratuit, dar daca vrei sa folosesti SmartBill pentru a tine evidenta contabila a propriei tale firme, aceasta va fi tratata ca orice alt client din portofoliu (gratuit in limitele Free sau cu abonament daca le depasesti).

Pot factura abonamentul direct catre clientul meu?

Da. Tu decizi pentru fiecare firma in parte cine primeste factura: firma ta de contabilitate sau direct clientul. Trebuie doar sa selectezi optiunea dorita in campul „Facturare catre”.

Pot avea platitori diferiti pentru firmele din portofoliu?

Da. Poti avea platitori diferiti pentru firmele din portofoliu. In sectiunea Contul meu > Date de facturare, poti adauga datele mai multor firme care pot suporta costul abonamentelor. La plasarea comenzii, selectezi firma care va achita abonamentul si catre care va fi emisa factura.

Unde pot administra abonamentele si reinnoirile acestora?

Abonamentele pot fi administrate din meniul „Abonamente”, disponibil in Manager Conta. Din aceasta pagina poti vedea si abonamentele reinnoite, datele de facturare si costul acestora, folosind gruparea pe date de facturare sau filtrul „Abonament reinnoit de”.

Reguli de lucru

Pot lucra retroactiv daca platesc doar luna curenta?

Nu. Tarifele se aplica pentru fiecare luna contabila operata. Daca vrei sa lucrezi pe o luna anterioara unde ai depasit limitele gratuite, va trebui sa achiti abonamentul pentru acea luna specifica.

Daca firma depaseste un singur criteriu (de exemplu, are putine facturi, dar mai mult de 2 salariati), trebuie sa plateasca abonament?

Da, abonamentul trebuie platit daca se depaseste oricare dintre limitele planului gratuit (peste 100 de vanzari, peste 2 contracte de salariati sau peste 10 documente in declaratia SAF-T). Aplicatia te va anunta printr-un mesaj si va bloca temporar actiunea respectiva (salvarea facturii sau generarea statului). Vei putea continua imediat ce alegi abonamentul potrivit.

Ce se intampla daca nu mai platesc abonamentul?

Pentru firmele client: Contul intra pe planul Conta Free (cu limitele de 100 vanzari / 2 salariati).
Pentru contabilitatea interna: Accesul la operatiunile principale va fi blocat pe lunile neplatite.

Pot activa abonamentul doar pentru luna in care am depasit limita?

Da, poti activa abonamentul doar pentru o singura luna contabila (cea in care ai depasit limita).

Ce se intampla daca depasesc limita gratuita in timpul lunii?

In momentul in care depasesti limitele pachetului gratuit, aplicatia nu iti restrictioneaza accesul la datele existente. In schimb, nu vei putea adauga sau finaliza operatiunile care depasesc limita gratuita pana la activarea unui abonament platit.

Ce se intampla daca firma isi schimba incadrarea la ANAF dupa ce am platit?

Daca firma creste: Aplicatia te va anunta la generarea SAF-T, iar suportul nostru te va ajuta sa achiti diferenta.
Daca firma scade: SAF-T se genereaza normal, iar departamentul de suport iti va returna diferenta de bani.

Perioada Trial

Exista o perioada de proba?

Da. Toate conturile noi beneficiaza de 3 luni de Trial. In acest timp poti lucra oricati clienti, fara nicio limita de tranzactii sau angajati.

Cand incepe perioada de Trial?

Perioada de Trial incepe de la data inregistrarii pana la ultima zi a lunii crearii contului + 2 luni.

Exemplu: Daca iti creezi contul pe 15 septembrie, perioada de trial va fi valabila pana la data de 30 noiembrie (luna septembrie + 2 luni).

Pot beneficia de perioada de Trial si pentru firmele pe care le adaug pe parcursul Trial-ului?

Da. Orice firma client adaugata pe parcursul perioadei de Trial beneficiaza automat de perioada de Trial ramasa disponibila.

Ce se intampla dupa cele 3 luni de Trial?

Pentru firmele de contabilitate, dupa perioada de proba, firmele trec automat pe planul gratuit Conta Free.

Pentru firmele care isi tin contabilitatea intern, dupa perioada de proba operatiunile principale sunt blocate. Este necesara activarea abonamenului Conta Interna (25 EUR + TVA/luna). Dupa activare, se aplica limitele Conta Free.

Ce se intampla cu firmele adaugate dupa expirarea perioadei de Trial?

Firmele adaugate dupa expirarea perioadei de Trial vor beneficia automat de abonamentul gratuit (Conta Free).