Sincronizarea incasarilor
Poti prelua automat din SmartBill Facturare / SmartBill Gestiune incasarile inregistrate. In SmartBill Conta se genereaza automat notele de incasare si se leaga aceste incasari de facturile aferente. De asemenea, daca incasezi facturi cu TVA la incasare, se genereaza automat si nota de decontare a TVA-ului neexigibil 4428 = 4427.
BINE DE STIUT!
Se preiau toate incasarile, mai putin cele efectuate pe baza de bon fiscal.
Pentru a realiza preluarea incasarilor mergi la Sincronizare (realizeaza conectarea daca cele doua conturi sunt deconectate) si apasa butonul Sincronizare.
In fereastra Sincronizare Conta – Facturare/Gestiune, stabilesti sediul si perioada pentru care vrei sa faci preluarea incasarilor (mai multe informatii aici) si te asiguri ca optiunea Incasari este bifata. Tot aici, daca firma pentru care faci sincronizarea are mai multe puncte de lucru, selectezi sediul de pe care vrei sa preiei documentele.
BINE DE STIUT!
Daca ai facturi de vanzare precum si incasari pentru acestea, iti recomandam sa le sincronizezi deodata, pentru rezultate optime.
Daca ai sincronizat incasarile inaintea facturilor si doresti asocierea acestora, solutia este resincronizarea documentelor, astfel incat incasarile si facturile sa fie prinse in aceeasi sincronizare.
La primele sincronizari, este posibil sa fie necesare cateva configurari, pentru a se putea genera notele contabile de incasare. Astfel, in functie de tipul tranzactiilor importate, trebuie sa definesti conturile de trezorerie care vor fi folosite in decontarea incasarilor.
Pot exista doua situatii care trebuie rezolvate, inainte de continuarea sincronizarii:
1. Tranzactii prin casa, banca cu IBAN, curieri pentru care nu exista un cont setat in SmartBill Conta
In acest caz, pentru fiecare registru de casa definit in SmartBill Facturare/Gestiune, pentru fiecare IBAN folosit pe incasari si pentru fiecare curier de la care se primesc borderouri, in SmartBill Conta trebuie specificat un cont de trezorerie aferent.
EXEMPLU
Pentru registrul de casa in lei poti stabili contul 5311, pentru registrul de casa in EUR, 5314.1 etc. La fel si pentru diferitele IBAN-uri sau curieri folositi in incasarea facturilor. Aceasta setare se face o singura data si este apoi refolosita la urmatoarele sincronizari.
2. Tranzactii diverse pentru care nu se pot identifica conturile de trezorerie
Aici sunt incluse tranzactiile care nu intra in categoria de mai sus.
Un exemplu frecvent sunt incasarile prin banca care nu au asociat un cont IBAN. Deoarece nu exista suficiente informatii pentru a face legatura intre un tip de tranzactie si un cont de trezorerie, aceste setari vor trebui confirmate in faza de sincronizare.
La fiecare noua sincronizare, aceste configurari trebuie reconfirmate, dar conturile vor fi propuse automat, in functie de setarile facute la configurarea precedenta.
Tranzactiile sunt grupate dupa tip de tranzactie: document si moneda. Contul de trezorerie se va asocia pentru toate tranzactiile care intra intr-o astfel de categorie. Astfel, toate incasarile de facturi efectuate prin OP in lei vor putea avea asociat un singur cont de trezorerie.
BINE DE STIUT!
Poti reduce semnificativ numarul de inregistrari din aceasta fereastra daca in SmartBill Facturare / SmartBill Gestiune incasarile prin banca sau prin curieri sunt efectuate prin importul extraselor, respectiv al borderourilor.
Dupa rezolvarea punctelor de mai sus, procesul de sincronizare poate continua.
La finalizarea sincronizarii apar cele 3 optiuni disponibile:
Incasarile sincronizate si facturile de vanzare vor putea fi verificate in fereastra de verificare unde apar sub formatul notelor diverse, dar la salvare vor ajunge in Jurnalul de banca / Registrul de casa.
In aceasta forma este mai simpla corectarea eventualelor probleme.
BINE DE STIUT!
Daca in contul SmartBill Facturare/Gestiune:
- este editata o incasare care a fost sincronizata in Conta, este recomandabil sa refaci sincronizarea pentru aceasta dar si pentru factura de care este legata. Alternativa este sa le editezi manual in programul de facturare sau cel de gestiune.
- este stearsa o incasare care a fost sincronizata in Conta, trebuie sa o stergi manual si din Conta.
- este anulata o chitanta, trebuie sa se resincronizeze perioada incasarii respective, iar aceasta va fi preluata ca si Chitanta anulata (fara impact asupra situatiei incasarilor sau asupra notelor contabile).