Documente clienti

In acest articol

Pentru o evidenta mai buna a relatiei cu clientii, poti gestiona contractele si alt tip de documente care reglementeaza relatia pe care firma ta de contabilitate o are cu acestia.

Poti  incarca in aplicatie contracte, certificate de inregistrare fiscala si altele, ca fisiere de tip PDF, DOC, DOCX, ODT etc. In acest fel, ai la indemana toate documentele care te-ar putea ajuta si posibilitatea de a le descarca atunci cand ai nevoie.

In meniu Clienti > Documente conta poti gestiona documentele care privesc clientii.

  • Adaugare de contracte/documente noi
  • Urmarirea statusului contractelor
  • Editarea contractelor existente
  • Vizualizarea documentelor
  • Stergere documentelor
  • Rezilierea contractelor
  • Adaugarea documentelor

Adaugarea documentelor

Adaugarea unui nou contract/document se face la click pe butonul +Contract /+Document. Se deschide fereastra in care trebuie sa completezi anumite informatii.

In cazul contractelor, poti adaga frecventa platii (lunar, trimestrial etc.), valoarea platii, dar si data expirarii contractului.

Atunci cand selectezi optiunea La expirare, contractul trebuie reinnoit, dupa ce ai stabilit si o data de expirare,contractele vor fi marcate cu status Expirat dupa data respectiva si le vei gasi rapid in raport.

In cazul in care alegi sa adaugi un Document, trebuie sa selectezi Tipul documentului: de identificare sau diverse.

Indiferent de tipul de document pe care il inregistrezi, acesta poate fi incarca in format electronic.

Structura raportului Documente clienti

Pentru documentele inregistrate in aplicatie sunt afisate: clientul, numarul, tipul, descrierea, data intrarii in vigoare si cea a expirarii, statusul.

Tabelul poate fi personalizat prin alegerea coloanelor care sa fie vizibile de la Coloane.


Status documente

Pentru documentele adaugate, aplicatia calculeaza automat un status. Acesta poate fi:

  • Activ: nu au o data de expirare precizata sau data de expirare completata este la o distanta mai mare de 30 de zile fata de data curenta
  • Va expira: vorexpira in urmatoarele 30 de zile
  • Expirat: data de expirare a trecut, dar trebuie reinnoite
  • Finalizat: data de expirare a trecut, dar documentul nu trebuie reinnoit
  • Reziliat: contractele reziliate

Actiuni

Exista mai multe actiuni care se pot face pentru un documentele deja inregistrate:

  • Vizualizeaza: se afiseaza o documentul daca a fost incarcat in aplicatie
  • Descarca: doar daca documentul este incarcat in aplicatie
  • Modifica: deschide fereastra de modificare a documentului
  • Sterge
  • Reziliaza (apare doar pentru contracte): se marcheaza contractul ca fiind reziliat. Un contract reziliat poate fi reactivat: are o actiune disponibila in acest sens

Exista doua filtrari principale; Client si Tip document, dar ai si posibilitatea de a filtra in functie de alte criterii: