Import din Excel al datelor initiale

In SmartBill Conta, importul se face sub forma unor modele de fisiere Excel pe care le populezi cu date.

ATENTIE!

In fisiere nu sunt permise randuri fara date.

Luna inceperii utilizarii SmartBill Conta        

Setezi prima luna de operare in SmartBill Conta. Aplicatia specifica ca e nevoie sa incarci o balanta pentru perioada cuprinsa intre 01.01. a anului curent si ultima zi a lunii precedente lunii setate pentru a incepe operarea in aplicatie;

Balanta

Este nevoie sa respectii cateva principii pentru a face importul cu succes; in aplicatie poti folosi doar conturile din planul de conturi general actual precum si analiticele acestora.

EXEMPLU

In balanta ai contul 4373, inexistent in planul de conturi. Trebuie sa-l inlocuiesti cu un cont din planul de conturi.

Daca in balanta sunt conturi sintetice de gradul I care sunt detaliate pe sintetice de gradul II si totalul acestora difera de valoarea rulajului contului sintetic de gradul I, aplicatia nu poate prelua acele informatii. Este necesar sa mergi ori pe cele de gradul I ori pe cele de gradul II.

EXEMPLU

Ai cont sintetic de gradul I 437 si sintetice gradul II 4371 si 4372 a caror total difera de rulajul lui 437. Este indicat sa lucrezi doar cu conturi sintetice de gradul II si importul se va efectua cu succes. Vei aloca rulajul contului sintetic de gradul I necuprins in rulajul sinteticelor de gradul II pe acestea si vei renunta, in acest fel, la contul sintetic de gradul I din balanta.

In cazul in care balanta importata este dezechilibrata (egalitatile nu sunt indeplinite), aplicatia nu da mesaj de eroare. Este nevoie sa verifici balanta generata in urma efectuarii importului pentru a te asigura ca pornesti de la date corect introduse.

In cazul in care ai in balanta importata un cont sintetic cu analitice a caror total difera de valoarea contului sintetic, toate se vor importa ca atare. Daca totalul analiticelor coincide cu valoarea sinteticului, atunci se vor importa doar valorile analiticelor.

In cazul in care doresti sa modifici luna efectuarii importului de date, procedezi in felul urmator:

  • la importul balantei, se genereaza doua note contabile: una pentru preluarea soldurilor si una pentru preluarea rulajelor
  • cea mai simpla metoda de a corecta este sa editezi data notei contabile cu preluarea rulajelor

EXEMPLU

Daca ai facut importul cu data de inceput 05.2017, atunci nota de rulaje va fi preluata cu 30.04.2017. Daca ii schimbi data in 31.03.2017, veti obtine rezultatul dorit.

Pentru a face modificarea: acceseaza Registrul jurnal, filtrezi datele pe anul curent. Din Actiuni, editeazi nota cu preluarea rulajelor (poti da Modificare pe oricare dintre linii), schimbi data notei contabile si apesi Salveaza.

In cazul in care doresti sa stergi un import de date si sa il refaci, sterge notele contabile generate la importul balantei. Este suficient sa stergi prima nota contabila si sa reimporti balanta dorita.

Parteneri

Importul acestei listei se face cu ajutorul modelul de fisier Excel disponibil astfel:

  • un partener care este si client si furnizor se va gasi pe aceeasi pozitie in tabel;
  • aplicatia nu accepta un CIF introdus de doua denumiri diferite de parteneri;
  • pentru parteneri persoane fizice introduce CNP sau “-“ in loc de CIF, dar este necesar sa completam manual Tara si Judetul partenerului.

Conturi casa si banca

Importul se face cu ajutorul modelul de fisier Excel disponibil.

Este necesara completarea campurilor Contul contabil, Denumire si Moneda pentru realizarea cu succes a importului datelor.