Importul datelor initiale in SmartBill Conta

In SmartBill Conta, exista doua variante pentru importul datelor, ambele sunt disponibile din Configurari > Importa date initale.

Importul datelor din Saga

O posibilitate de import al datelor initiale in SmartBill Conta este importul arhivei Zip generata de Saga. Pentru a realiza acest import, accesezi meniul Configurari > Import date initiale si alegi butonul Importa din aplicatia de conta.

Setezi prima luna de incepere a operarii in SmartBill Conta. Apoi, in partea de jos a ecranului va aparea optiunea Vreau sa import din aplicatia de conta de unde selectezi arhiva Zip din Saga pe care doresti sa o importi.

Toate tranzactiile se vor importa ca Note contabile diverse.

Import din Excel

Importul din Excel presupune preluarea celor 3 modele de fisiere care trebuie populate cu date.

Luna inceperii utilizarii SmartBill Conta        

Setezi prima luna de operare in SmartBill Conta si incarci o balanta pentru perioada cuprinsa intre 01.01. a anului curent si ultima zi a lunii precedente lunii setate. 

Balanta

Este nevoie sa respecti cateva principii pentru a face importul cu succes.

1. Completeaza coloanele de solduri initiale, rulaje totale si solduri finale. Daca faci preluare de societate cu data de 01.01, va fi suficient ca pe coloana Rulaje totale sa completezi soldurile finale de la 31.12 ale anului precedent.

2. In aplicatie se pot folosi doar conturile din planul de conturi general actual + analitice ale acestora

3. Daca in balanta sunt conturi sintetice de gradul I care sunt detaliate pe sintetice de gradul II si totalul acestora difera de valoarea rulajului contului sintetic de gradul I, aplicatia nu poate prelua acele informatii. Este necesar sa mergi ori pe cele de gradul I ori pe cele de gradul II.

4. In cazul in care balanta importata este dezechilibrata (egalitatile nu sunt indeplinite), aplicatia nu da mesaj de eroare. Este nevoie sa verifici balanta generata in urma efectuarii importului pentru a te asigura ca pornesti de la date corect introduse.

5. In cazul in care ai in balanta importata un cont sintetic cu analitice a caror total difera de valoarea contului sintetic, toate se vor importa ca atare. Daca totalul analiticelor coincide cu valoarea sinteticului, atunci se vor importa doar valorile analiticelor.

Parteneri

Importul acestei listei se face cu ajutorul modelul de fisier Excel disponibil astfel:

• un partener care este si client si furnizor se va gasi pe aceeasi pozitie in tabel
• aplicatia nu accepta un CIF introdus de doua denumiri diferite de parteneri
• pentru parteneri persoane fizice introduce CNP sau “-“ in loc de CIF, dar este necesar sa completam manual Tara si Judetul partenerului.

Conturi casa si banca

Importul se face cu ajutorul modelul de fisier Excel disponibil.

Este necesara completarea campurilor Contul contabil, Denumire si Moneda pentru realizarea cu succes a importului datelor.

In cazul in care in balanta exista analitice la 542, este necesar sa le adaugi inainte de importul de date initiale.
Faci asta din meniul Nomenclatoare > Conturi de trezorerie prin butonul Adauga cont de casa.

Modificarea si stergerea importului 

In cazul in care doresti sa modifici luna efectuarii importului de date, procedezi in felul urmator:

• la importul balantei se genereaza doua note contabile: una pentru preluarea soldurilor si una pentru preluarea rulajelor
• cea mai simpla metoda de a corecta este sa editezi data notei contabile cu preluarea rulajelor. Daca ai facut importul cu data de inceput Mai 2020, atunci nota de rulaje va fi preluata cu 30.04.2020. Daca ii schimbi data in 31.03.2020, veti obtine efectuarea importului cu luna Aprilie 2020.

Pentru a face modificarea: 

• acceseaza Registrul jurnal
• filtreaza datele pe anul curent
• editeaza, din Actiuni, nota cu preluarea rulajelor (poti da Modificare pe oricare dintre linii)
• schimba data notei contabile si apasa Salveaza.

In cazul in care doresti sa stergi un import de date si sa il refaci, sterge prima nota contabila generata pentru soldurile initiale, apoi sterge prima nota contabila generata pentru rulajele totale inregistrate in contrapartida la 891.
Pentru parteneri, utilizeaza modelul disponibil in aplicatie, dar fara date.
Pentru conturile de casa si banca, completeaza in modelul de fisier un cont contabil pe care nu il ai inca in nomenclator.

Prin adaugare manuala

In absenta unor fisiere pe care sa le importi, poti aduga manual datele prin note contabile.

In Note diverse > Note contabile diverse inregistrezi:

• in contrapartida la 891, soldurile initiale cu data de 31.12. a anului precedent;
• la 891, rulaje totale pe debit si pe credit cu data de inchidere a ultimei luni lucrate.

Pentru constituirea soldului in valuta, in meniul Note diverse > Note contabile diverse, adauga o inregistrare cu datele calendaristice si notele pentru constituirea rulajelor totale, selecteaza moneda respectivului cont bancar, iar tipul tranzactiei va fi selectat ca la preluare initiala (de exemplu 5124.eur = 891).

Dupa inregistrarea acestei note verifica soldul in lei si modifica-l astfel incat sa corespunda cu cel din balanta de preluare.